ARCHIWUM ZAKŁADOWE UG GODÓW

Urząd Gminy Godów posiada archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Godowie. Organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją powstającą w związku z działalnością jednostki określa instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Godów, wprowadzona zarządzeniem Wójta Gminy Godów nr 0152/24/2004/OR. Zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2002 r. nr 171 poz. 1396 z późn. zmianami ), zasób archiwalny archiwum zakładowego służy potrzebom jednostki, w której archiwum to zostało utworzone, a więc potrzebom wynikającym z bieżącej działalności i funkcjonowania Urzędu Gminy Godów.

Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym, z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne – kat.”A” i dokumentację niearchiwalną – kat.”B”. Materiały kat. "A" to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, która może być wykorzystana do różnego rodzaju prac naukowo-badawczych i historycznych. Materiały archiwalne są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone. Są one przechowywane w archiwum zakładowym przez 25 lat, następnie przekazywane do Archiwum Państwowego. Materiały kat. "B” to pozostałe dokumenty gromadzone w archiwum zakładowym, nie będące materiałami archiwalnymi. Dokumenty te muszą być przechowywane w archiwum zakładowym przez określoną w kategorii archiwalnej liczbę lat. Są to akta o czasowym okresie przechowywania. Po upływie tego okresu przeprowadzane jest brakowanie ( po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego ) lub ekspertyza archiwalna ( dotyczy akt oznaczonych literą "E"), decydująca, które z akt będą przechowywane wieczyście, a które zostaną przekazane do zniszczenia.


Przykładowa dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym :

1.akta osobowe pracowników urzędu od 1956r.,

2.akta osobowe pracowników placówek oświatowych od 1976r.,

3.kartoteki wynagrodzeń od 1973r.,

4.listy płac pracowników oświaty od 1979r.,

5.książki meldunkowe i rejestry mieszkańców od roku 1951r.,

6.karty gospodarstw od 1976r.,

7.rejestry wymiarowe podatków od 1990r.,

8.poświadczenia obywatelstwa polskiego od 1975r.,

9.pozwolenia na budowę od 1947r.,

10.decyzje o warunkach zabudowy od 1995r.,

11.przejęcie gruntów na Skarb Państwa ( 1972-1980 )

12.protokoły sesji Rady Gminy, uchwały Rady Gminy,

13.protokoły posiedzeń Zarządu Gminy,

14.protokoły zebrań wiejskich i rad sołeckich,

15.budżet Gminy i jego zmiany,

16.itd.


Należy jednak zaznaczyć, że nie cała dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym jest kompletna, a braki w dokumentacji dotyczą szczególnie starszych dokumentów.